TL;DR
차량이 행사장에 도착한 시각과 굿즈를 사용할 수 있는 시각을 구분하세요.
반입 예약, 하차, 내부 운반, 실물 인계가 모두 끝나야 배포 준비를 시작할 수 있습니다.
견적과 일정표에는 어느 장소에서 무엇이 완료되는지 함께 적어야 합니다.
도착이라고 부르는 지점부터 맞추세요
제작사는 차량 출발 뒤 행사장 도착 예정 시각을 말하고, 현장 담당자는 부스에 상자가 놓이는 시각으로 이해할 수 있습니다. 두 사람이 같은 납품 시간을 말해도 기준 지점이 다르면 일정 여유를 다르게 계산하게 됩니다. 운송 주소가 정확한지 확인하는 것과 별개로 건물 안 최종 인계 위치를 정해야 합니다.
공장 출발, 진입 대기, 지정 장소 하차, 부스 운반, 수량 확인을 각각 적어 보세요. 모든 단계에 별도 업체가 필요하다는 뜻은 아닙니다. 한 담당자가 여러 단계를 맡더라도 완료 조건을 나누어야 지연이 어디에서 발생하는지 판단할 수 있습니다.
행사장의 반입 방식은 현장 안내로 확인하세요
차량이 부스 가까이 들어갈 수 있는지, 하역장 뒤에 운반이 남는지, 화물 승강기를 쓸 수 있는지 확인합니다. 같은 건물이라도 행사와 사용 구역에 따라 반입 경로가 달라질 수 있습니다. 이전 행사의 경험이나 도로 주소만으로 통과 가능하다고 정하지 마세요.
인터배터리 공식 참가 안내는 로비 부스 물품을 하역한 뒤 직접 운반하는 단계를 구분합니다. 해당 페이지는 과거 행사 안내이므로 현재 납품에 그대로 적용할 규정은 아닙니다. 이번 행사에서 주최 측이 배포한 최신 반입 안내를 확인할 담당자를 정해 두세요. 하역과 내부 운반이 같은 작업이라고 가정하지 않는 데 참고할 수 있습니다. 인터배터리 공식 참가 안내
| 일정표의 시점 | 완료 상태 | 확인할 상대 |
|---|---|---|
| 차량 도착 | 지정 진입 장소에 도달 | 운송 담당 |
| 하차 완료 | 차량 밖 지정 구역으로 이동 | 하역 담당 |
| 내부 운반 완료 | 약속한 부스·층에 적치 | 현장 운반 담당 |
| 실물 인계 완료 | 수량·외관 확인과 수령 기록 | 발주처 현장 담당 |
| 사용 준비 완료 | 배포 장소에 필요한 물량 배치 | 행사 운영 담당 |
굿즈 배포 시작 시각에서 거꾸로 연결하세요
배포 시작 시각이 정해져 있다면 상자를 풀고 구성품을 나누는 현장 작업도 일정에 넣어야 합니다. 인계가 끝나는 즉시 배포할 수 있는 포장인지, 내부에서 다시 세트로 묶어야 하는지에 따라 필요한 준비가 다릅니다. 전체 운송 시간을 줄이는 일과 현장 준비 시간을 줄이는 일을 구분해 검토하세요.
여유 시간을 업계 평균으로 임의 설정하기보다 행사장에서 사용할 경로와 예정 물량을 현장 담당자에게 보여 주고 검토받는 편이 낫습니다. 대기 시간이 정해지지 않았다면 확정 시각처럼 표시하지 말고 예약 확인이나 현장 협의가 필요한 항목으로 남기세요.
인계자가 없는 도착은 완료로 세지 마세요
차량이 예정대로 왔더라도 수령 담당자가 다른 현장 업무를 하고 있으면 상자가 어디에 놓였는지 확인하기 어렵습니다. 현장 연락처와 대체 연락 경로를 정하고, 수령 위치가 바뀌었을 때 누구에게 확인받을지 공유하세요. 건물 안 아무 곳에 두는 방식은 납품 완료의 합의와 다를 수 있습니다.
일정이 밀렸을 때는 도착 예정 시각 하나만 갱신하지 말고 남은 단계를 다시 확인합니다. 하역 예약을 놓쳤는지, 내부 운반 담당이 계속 대기할 수 있는지, 배포에 필요한 첫 물량을 먼저 분리할 수 있는지를 검토하세요. 이때 선배포 물량을 승인 없이 바꾸거나 공용 통로에 임시 적치하는 식으로 해결하지 않도록 현장 책임자를 연결해야 합니다.
최종 납품 일정에는 시각과 함께 장소, 수량 단위, 완료 상태를 적어 두세요. 이 정보가 있어야 다음 행사의 일정도 실제 남은 작업을 기준으로 수정할 수 있습니다.
반입 조건이 확정되기 전에는 현장 도착 시간을 최종 납품 완료로 약속하지 않는 편이 좋습니다.
마무리
클림은 기획·디자인·생산·검수·납품을 함께 맡으며 행사장 반입과 실물 인계 조건을 반영한 제작 일정은 상담에서 검토할 수 있습니다.
